返事が遅い社員への対応|双方の立場から解説

このような状況はありませんか?

上司
上司

AM9:00 新人に依頼した資料、そろそろ返事が欲しいな。メールで聞いてみよう。

「資料はいつできますか?」(メール送信)

新入社員
新入社員

AM10:00 うわっ。上司からチャット来てた。気づかなかった。資料かぁ…忙しすぎていつ終わるか分からないな…。なんて返信しよう…。

上司
上司

AM11:00 メールの返信が無いな。忙しいのかもしれないけど、送ったのは朝一だぞ?返事くらいできないのか?(イライラ…)

新入社員
新入社員

AM12:00 昼ごはん食べる時間が無いくらい忙しい。上司のメールに返信する時間もない。

上司
上司

PM3:00 まだ返信がない。何をやっているんだ!(イライラ)

新入社員
新入社員

PM5:00 ようやくひと段落した…。上司からのメール、返信しないと…。「明日の午後にはできそうです」(返信)

上司
上司

PM5:00 今頃返信してきやがった!遅すぎる!仕事を舐めている。これは指導が必要だ!

このストーリーでは、新人と上司の間にコミュニケーションのギャップが生じています。上司は、迅速な情報共有を求めている一方で、新入社員は、忙しさからすぐに返信ができないことに申し訳なさとストレスを感じています。

この状況で、双方がどうすればお互いにとって良い環境を作れるのでしょうか?

仲裁役(豚)
仲裁役(豚)

ここからは仲裁役の豚が間に入ってお互いの意見をインタビューしていきます!

上司(熊)へのインタビュー

上司(熊)の意見

新入社員の進捗確認に対する返事が遅くて困っています。特に、仕事の納期が関わっている場合は、必要な指示を出すためにも、早く返信が欲しいんです。

仲裁役(豚)の意見

上司の熊としては、タイムリーに返信が欲しいということですね。ただ、社外の取引先との連絡はビジネスに直接影響を与えることが多いため、優先度が高くなるのは仕方がない面もあります。これにより、社内の返信の優先順位が下がることもあります。その状況を理解し、柔軟に対応することが必要ですね。具体的には、「朝11時までに確認して返信をお願いします」と期限を伝えるのはどう出ようか?これなら、ウサギさんも優先順位をつけやすくなります。

具体的な期限を伝える、ですね。確かにそれなら優先順位をつけやすいかもしれないですね

新入社員(うさぎ)へインタビュー

新入社員(うさぎ)の意見

先日は朝からお客様の電話対応や急ぎの仕事が重なり、上司のメールに気づいたのは10時頃でした。しかし、次々と急ぎの仕事が入ってきて、結局5時まで返信できませんでした。その時点で上司が怒っているのが分かりましたが、言い訳を考える余裕もなく、そのまま返信してしまいました。

仲裁役(豚)の意見

忙しい中、大変な思いをしましたね。忙しい時こそ、上司に自分の状況を報告することが大切です。連絡があるかないかで、待つ側の気持ちは大きく変わります。上司が怒るのは、ただ待たされたからではなく、いつ返信が来るのか分からないまま放置されることで不安や焦りが募るためです。この不確定な状態を避けるために、一言でも状況を知らせることが重要です。それだけで上司の気持ちは大きく変わります。

なるほど…。1分でも報告に時間を使うことが大切だったんですね

まとめ

上司の熊と新入社員のうさぎ、それぞれが自分の立場で悩み、葛藤しています。上司は、迅速な情報共有を求めている一方で、新入社員は、忙しさからすぐに返信ができないことに申し訳なさとストレスを感じています。そのため、それぞれが以下の工夫を行うことで、お互いのコミュニケーションが改善され、より良い関係を築くことができます。

  • 上司の対策:返信期限を記載する
  • 新入社員の工夫:忙しい時こそ状況を報告する

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